Miguel Ángel Santos Crespo termina este viernes su trayectoria en Euskal Herriko Unibertsitatea, donde llegó en 1985 a la Biblioteca Universitaria para luego pasar al Archivo General, donde se deposita parte de la historia de la principal universidad pública del país. A punto de finalizar su vida laboral, reivindica más personal e inversiones ante el reto de la administración electrónica.

En pocas palabras, ¿qué es el Archivo General de la Universidad?

Es la cabeza del sistema de gestión documental y archivo de la Universidad. Hasta ahora, la conservación era de documentación en papel, pero, con los cambios tecnológicos y la digitalización, recoge elementos electrónicos. Entonces, se convierte en un archivo electrónico de la Universidad. Gestionamos la documentación que ha de conservarse de forma permanente. Tenemos la encomienda de valorar la documentación y, a continuación, tomar la decisión de eliminarla o conservarla.

¿De quién dependen?

De la Secretaría General. Todos los archivos universitarios, en general, dependen de ella. Es el custodio de esta documentación.

¿Dónde se encuentran ubicados?

En Leioa. Solo tenemos personal en Bizkaia y nuestra intención es intentar expandirnos a otros campus.

¿Cuántas personas trabajan en el Archivo?

Solo tres. Siempre he sido muy reivindicativo con este asunto. Si queremos tener una buena conservación y disposición de estos documentos, deberíamos tener más personal para intentar abarcar más centros, servicios… Hasta ahora, estamos acometiendo lo que son los servicios centrales –que es Vicerrectorado y Rectorado– y solo llegamos a los centros en forma de asesoramiento en buenas prácticas. La intención es que, con la administración electrónica, asumamos nuevas encomiendas.

¿Quién consulta habitualmente el Archivo General?

Hay que diferenciar una parte administrativa, que es documentación que está aún en vigor o la que se ha terminado de tramitar. Las oficinas nos remiten la documentación y si ellos necesitan volver a consultar esos expedientes, nos lo solicitan.

Además de la documentación de carácter administrativo, tenemos la histórica. A partir de 40 años, la Ley de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de Euskadi la considera histórica. Puede tener la consideración de consultable por parte de la ciudadanía, siempre que se protejan los datos.

Somos una universidad joven, no tenemos fondos históricos reseñables. Lo único, son los antiguos centros que existían antes de crearse la Universidad. Con respecto a esos fondos documentales, firmamos un acuerdo con el Gobierno Vasco para llevarlos poco a poco al Archivo Histórico de Euskadi para que la ciudadanía tenga acceso.

A pesar de la juventud de la Universidad, ¿habrá documentos de gran valor histórico?

Histórico para la Universidad, evidentemente sí. Normalmente, la documentación que conservamos son actas de órganos colegiados, memorias, expedientes personales de alumnado y profesorado. Puede haber personajes de relevancia histórica que hayan estudiado en algún centro de los que hubiera en esos momentos.

Algunos expedientes pueden ser interesantes, como el de Miguel Delibes, que estudió en la Escuela de Empresa. También se encuentra el de Gabriel Aresti

De hecho, algunos expedientes pueden ser interesantes, como el de Miguel Delibes, que estudió en la Escuela de Empresa, la antigua de Comercio de Bilbao. Apareció su título sin recoger y luego buscamos su expediente académico. También se encuentra el de Gabriel Aresti, que estudió empresariales en Bilbao y, por ejemplo, Areilza, ingeniería aquí en Bilbao.

¿Puede haber documentos interesantes?

Sin duda que los habrá para algún investigador. Son fondos que no se han investigado nunca. Se trata de correspondencia, certificados que pueden completar biografías de personas relevantes, de su trayectoria vital.

Hasta 1996 no se puso en marcha el Archivo. ¿Qué se hacía antes con los documentos?

Cada servicio era responsable de su archivo y lo organizaba a su manera. No había unos criterios comunes. Al principio de la Universidad, no se pensó que era importante tener una persona al frente del Archivo, porque como todo era nuevo, hasta que llegaron los años 90 y descubrieron que había «mucho papel» y había que organizarlo.

En aquellos años, la Conferencia de Rectores de las Universidades de la que formamos parte, recomendaron crear archivos, plazas de archiveros y empezar a gestionar la documentación. Había universidades históricas que disponían de él, pero las creadas en décadas antes no tenían tradición.

¿Cuántos años lleva trabajando en el Archivo General?

Desde hace 13 años. Pertenezco al cuerpo de archivos, bibliotecas y museos de la Universidad. Desde los años 80 había desarrollado mi carrera profesional en la Biblioteca Universitaria. Estuve en Gasteiz muchos años, luego volví al campus de Bizkaia y en 2013 me incorporé a esta plaza.

¿Supuso mucho cambio?

Sí. El trabajo en las bibliotecas no tiene que ver con el mundo del archivo y de la documentación. En ese momento, fue un reto para mí.

Tuve la suerte de que había estudiado unos años antes en la Universidad de Zaragoza el grado en información y documentación que existe, el que toca un poco bibliotecas, archivos y documentación. Me vino muy bien para tener una perspectiva un poco más amplia.

Con su experiencia, ¿cómo ve el futuro?

No hay una formación específica para el personal que pueda venir a sustituirme.

¿En qué consiste el trabajo que realizan?

Intentamos que la documentación que se genera, se pueda conservar y hacerla consultable, ya que la transparencia es fundamental. Por eso, realmente lo que interesa es que los expedientes que llegan a los archivos estén bien constituidos en virtud de procedimientos definidos, qué documentación tiene que haber y nosotros hacemos labores de valoración de documentos.

Ahora que se va a jubilar, ¿hay relevo?

La Universidad siempre tiene sistemas de relevo, quizás no son los más adecuados en ocasiones. Todavía no sé el relevo que tendré. Está en un proceso de selección dentro del personal de la Universidad.

¿Qué formación es necesaria?

Cada vez existen más universidades que tienen estudios reglados de gestión documental, de archivos. Normalmente, son máster. En algunas universidades hay el grado de información y documentación. Yo estuve en Zaragoza. Hay universidades que tienen grados, otras tienen máster.

El problema está en que en el País Vasco no tenemos ni una cosa ni otra. Desde mi punto de vista, nos falta personal especializado, ahora más con la documentación electrónica.

¿Imagino que la evolución tecnológica habrá cambiado su modo de trabajar?

Claro que sí. Lo que pasa es que todavía estamos en una época de transición. Arrastraremos durante muchos años el papel, pero, evidentemente, la transformación digital, el documento electrónico, la administración electrónica, la inteligencia artificial, todo ha cambiado. Todo se va a transformar y el personal tendrá que estar formado en todas estas novedades tecnológicas.

Se necesita inversión, personal y las administraciones no siempre tienen ni personal ni presupuesto para este tipo de cuestiones, por lo que se va posponiendo

Todo apunta a una mejora.

Es la sensación, habrá que ver... La IA, para muchas cosas, está bien, pero habrá que enseñar a la IA. Yo, sinceramente, le veo ventajas, pero hasta no meternos de lleno en todo. En algunos ámbitos, todavía nos va a tardar en llegar porque, claro, todo esto no es barato.

Se necesita inversión, personal y las administraciones no siempre tienen ni personal ni presupuesto para este tipo de cuestiones, por lo que se va posponiendo para cuando haya dinero, cuando haya más plantilla. Estamos un poco a rebufo, ya que la tecnología va más adelantada que los recursos. Si queremos una transformación digital real, hay que invertir en personal y en presupuestos.

¿Habrá límites?

Nos viene una marabunta de documentación que hay que gestionar. Con los recursos de personal, que no van a ser más, y para digitalizar, por ejemplo, todo lo anterior, va a ser inviable. Se podrán digitalizar algunas series documentales, las que puedan tener más interés, las actas de órganos colegiados, memorias, pero el grueso de todo lo que se conserva, no. Habrá que seleccionar muy bien qué es lo que se puede digitalizar. Tiene un coste elevado y hay que priorizar.

Estamos priorizando las actas de los órganos colegiados (juntas de gobierno, juntas de centro, claustro), todo tipo de memorias, pero todos los expedientes del alumnado es inviable. Si algún investigador nos ha requerido algún expediente antiguo, hemos visto si se puede consultar y luego se le facilita una copia digital.

¿Desde qué año está digitalizado el Archivo?

La administración electrónica en la Universidad está todavía en periodo un poco embrionario. Lo que pasa es que hay que mejorar mucho. Hay que digitalizar procedimientos y el handicap es que va despacio porque no hay personal, medios y no se puede llegar. Estamos sentando las bases para que eso pueda llegar a buen término. De momento, le queda mucho.

¿En su vida diaria será de las personas que le cuesta desprenderse de cualquier papel?

En los últimos años, es verdad que me he vuelto más pragmático. En el día a día, elimino más cosas de las que antes podía pensar. He sido muy de guardar cosas, porque nunca se sabe, pero ahora con unos criterios más archivísticos puedo decir: «Bueno, ¿esto me interesa conservarlo para mi vida diaria? Pues igual no».