Guardar tickets y hacer notas de gastos es parte de la realidad de muchos trabajadores. Conocedores de lo tedioso que resultan estas tareas, Arkaitz Bastida, Oier Marigil y Paul San Sebastián desarrollaron Sabbatic App, una aplicación móvil que reduce al mínimo el tiempo de crear, aprobar y contabilizar los gastos de una empresa. Con sólo una fotografía hecha con el teléfono móvil, digitaliza los tickets y las facturas, capturando la información contable. La sociedad con sede en la incubadora de empresas Innogune de la Universidad de Deusto (UD) está preparando su segunda ronda de financiación para impulsar su comercialización.

Los tres emprendedores se conocieron en al programa de emprendizaje Innovandis de la UD, en la que San Sebastián era profesor y Bastida y Marigil, estudiantes. A los tres les unía la doble inquietud de montar algo que aportara valor y diera servicio, a la vez que aprendían sobre nuevas tecnologías como la visión y la inteligencia artificial. Basándose en su experiencia en el mundo de la empresa, pensaron ensamblar la tecnología OCR de extracción de datos con otros componentes para hacer lecturas inteligentes de las notas de gasto y mecanizar el proceso.

Hicieron consultas y les decían que era imposible; pero no cejaron. A finales de 2013 se presentaron a la ayuda Txekintek-Ekintzaile, lo que les obligó a ponerse en marcha. Dedicaron tres años a desarrollar su tecnología propia, labor en la que contaron con la orientación y colaboración del Instituto Ibermática de Innovación, Vicomtech y Tecnalia, así como el apoyo de instituciones como Fomento de San Sebastian y de personas que apostaron por el proyecto.

Fueron probando la app con ciertas empresas mientras la desarrollaban y tras obtener la homologación de las haciendas forales y la Agencia Tributaria, la lanzaron a finales de 2016. Sabbatic reconoce la información contenida en el papel a través de una foto hecha con el móvil y la guarda en la nube desde donde puede integrarse en el software de gestión de la empresa, exportarse a un excell o remitirse a Hacienda.

Prescindir del papel

Su principal ventaja es el ahorro de tiempo. San Sebastián estima que su uso supone una reducción del 70% necesario con el proceso tradicional, «tiempo que en vez de destinarse a tareas con poco valor añadido, empieza a utilizarse para analizar datos y tomar mejores decisiones». Gracias a la homologación se puede prescindir del papel, y además, facilita el cumplimiento de la norma de Suministro Inmediato de Información (SII) que obliga a enviar telefónicamente todas sus operaciones a Hacienda a las empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVAN o con un volumen de operaciones superior a 6 millones de euros.

Aprovechando la tecnología de esta solución aplicada a la movilidad, en septiembre lanzaron Sabatice Oficina para digitalizar en lote las facturas de gastos. Ambas herramientas son independientes y complementarias. Al uso original le han sumado en el camino muchas otras funcionalidades como la conciliación de movimientos de tarjeta bancaria automática, la gestión de cobros y pagos, autorizar pagos… Opciones personalizarles por el usuario con o sin asistencia. «Nuestra obsesión ha sido hacer algo tecnológicamente muy potente, muy flexible y adaptable. Ahí está el difícil equilibrio en todo el potencial para ser flexible y adaptarnos a las diferentes circunstancias, pero que a su vez sea usable», explica el responsable de desarrollo de negocio.

Tienen tres planes: gratuito, autónomo y empresa. En cada uno varían las funcionalidades y la tarifa. La cuota oscila entre los 6 y los 9 euros al mes por usuario activo en el caso de la app; en Sabbatic Oficina, los planes están sujetos al periodo de uso y la cantidad de hojas a digitalizar. El mercado potencial es «inmenso». El responsable estima que hay en torno a 63.000 empresas que deben cumplir con el SII, cerca de 4.000 en la CAV. No obstante, ente sus clientes hay empresas de distintos tamaños y sectores. Desde una pequeña cadena de pizzerías, hasta Michelin o el Grupo Velatia, con cientos de usuarios. Tampoco les falta competencia, en especial, Captio, Tickelia y Concur.

A corto plazo quieren acelerar la parte comercial, así como consolidar la parte técnica y seguir mejorando el producto. Han dado el primer paso en Portugal de la mano de un cliente portugués y probablemente lo hagan en otros países a través de empresas con filiales. Con esos objetivos en mente, están preparando una segunda ronda de financiación, porque «necesitamos impulso para dar un paso más grande y rápido».